Відкривай нову комплексну LIGA360: оновлені можливості для роботи із законодавством, судовою практикою, аналітикою, перевірка і дослідження компаній та персон - міжнародні зв'язки, приналежність до бізнес-груп, санкційні та токсичні зв'язки, медіааналіз.
Виявляй приховані ризики - LIGA360 змінює все!

Перейти до нової версії LIGA360Нова LIGA360
UA
Пошук
За реквізитами
Навігатор
Пошук у межах абзацу Точний пошук
Time Machine База станом на: 
Time Machine База станом на: 
ВОЄННИЙ СТАН новації
Головні документи України
Правова картина дня
Тeрмінологічний словник
Моніторинг законодавства
Податки - 2024
Калькулятори
Календарі
Вебінари
ІПС
Редакція:
09.05.2024

Про деякі питання забезпечення документообігу у Верховній Раді України в електронній та паперовій формах

Розпорядження, Положення, Форма, Акт, Правила від 08.02.2021 № 19 (Статус: Чинний)
Пошук фрази
Точний пошук

РОЗПОРЯДЖЕННЯ
ГОЛОВИ ВЕРХОВНОЇ РАДИ УКРАЇНИ

Про деякі питання забезпечення документообігу у Верховній Раді України в електронній та паперовій формах

1. Затвердити:

1) Положення про порядок роботи з документами у Верховній Раді України (додаток 1);

2) Технологічну схему проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України (додаток 2);

3) Схему внесення документів до бази даних нормативно-правової інформації "Законодавство України" (додаток 3);

1) пропозиції Погоджувальної ради депутатських фракцій (депутатських груп), колективні ініціативи народних депутатів України (підписні листи) створюються у паперовій формі;

2) законопроект, підготовлений до другого чи наступних читань, оформлюється у паперовій формі (оригінал паперового документа), візується керівником секретаріату головного комітету та підписується головою цього комітету. Керівники юридичного і редакційного підрозділів Апарату Верховної Ради України візують поданий головним комітетом законопроект за результатами проведених експертиз;

3) висновки юридичної експертизи та редакційного опрацювання оформлюються в електронній формі, підписуються керівниками відповідних підрозділів Апарату Верховної Ради України та додаються до супровідних документів. Супровідні документи надаються народним депутатам України разом з текстом законопроекту, підготовленого до другого чи наступних читань, в електронній формі, що завізований керівником секретаріату головного комітету та підписаний головою головного комітету із застосуванням кваліфікованих електронних підписів;

4) підготовка законопроектів і супровідних документів до них до другого та наступних читань відповідно до підпунктів 2 і 3 цього пункту здійснюється згідно з тимчасовою технологічною схемою проходження законопроекту, підготовленого до розгляду у другому або наступному читанні, та супровідних документів до нього (додаток 4).

3. З метою забезпечення коректного ведення Апаратом Верховної Ради України бази даних нормативно-правової інформації "Законодавство України" комітетам Верховної Ради України при поданні на розгляд Верховної Ради України проектів про внесення змін до законодавчих актів України викладати такі зміни як нові редакції відповідних статей, їх частин, пунктів, підпунктів.

4. Законопроекти та супровідні документи до них, підготовлені до другого та наступних читань і надані народним депутатам України у встановленому законом порядку до видання цього розпорядження, не потребують переоформлення.

5. Апарату Верховної Ради України забезпечити:

1) впродовж п'ятої і шостої сесій Верховної Ради України дев'ятого скликання роботу з документами, передбаченими Регламентом Верховної Ради України, створеними у паперовій та електронній формі, з урахуванням положень, передбачених пунктом 2 цього розпорядження;

2) до завершення п'ятої сесії Верховної Ради України дев'ятого скликання:

розроблення проектів положень про єдину автоматизовану систему роботи з документами у Верховній Раді України, про офіційний веб-сайт Верховної Ради України, а також проекту технологічної схеми інформаційного наповнення офіційного веб-сайту Верховної Ради України;

оновлення переліку автоматизованих систем інформаційно-технологічного забезпечення діяльності Верховної Ради України;

підготовку пропозицій (за необхідності) щодо внесення змін до Регламенту Верховної Ради України, Закону України "Про комітети Верховної Ради України", Закону України "Про тимчасові слідчі комісії і тимчасові спеціальні комісії Верховної Ради України", Закону України "Про статус народного депутата України", Положення про порядок роботи з документами у Верховній Раді України, Технологічної схеми проходження документів у єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України на основі узагальнення результатів дослідної експлуатації єдиної автоматизованої системи впродовж п'ятої сесії Верховної Ради України дев'ятого скликання.

6. Виконуючому обов'язки Керівника Апарату Верховної Ради України М. Теплюку забезпечити приведення актів керівництва Апарату Верховної Ради України у відповідність із цим розпорядженням.

7. Визнати такими, що втратили чинність:

8. Контроль за виконанням цього розпорядження покласти на Першого заступника Голови Верховної Ради України Р. Стефанчука.

 

Голова Верховної Ради
України

Д. РАЗУМКОВ

м. Київ
8 лютого 2021 року
N 19

 

 

ПОЛОЖЕННЯ
про порядок роботи з документами у Верховній Раді України

РОЗДІЛ I. ЗАГАЛЬНІ ЗАСАДИ ДОКУМЕНТУВАННЯ ПАРЛАМЕНТСЬКОЇ ДІЯЛЬНОСТІ

Підрозділ 1. Загальні положення

1. Це Положення визначає:

1) єдині правила документування управлінської інформації та організації роботи з документами, створеними в електронній та паперовій формах (далі - документи) у Верховній Раді України, Апараті Верховної Ради України (далі - Апарат) та в органах Верховної Ради України, діяльність яких забезпечується Апаратом;

2) порядок проходження документа у Верховній Раді України з моменту його створення або одержання до моменту відправлення або передавання до архівного підрозділу;

3) правила роботи з документами в єдиній автоматизованій системі роботи з документами у Верховній Раді України (далі - ЄАС), у тому числі порядок обміну електронними документами в системі електронної взаємодії органів виконавчої влади (далі - СЕВ ОВВ);

4) порядок здійснення оперативного інформаційного обміну з використанням службової електронної пошти;

5) загальні правила здійснення моніторингу стану виконання управлінських рішень;

6) правила роботи з документами, що містять службову інформацію;

7) основні вимоги до організації розгляду звернень громадян та громадських об'єднань (далі - звернення), запитів на публічну інформацію, контролю за їх виконанням, аналітичної роботи, ведення діловодства за зверненнями та запитами, реєстрації і супроводження електронних петицій у Верховній Раді України.

2. Це Положення розроблено з урахуванням вимог законів України "Про статус народного депутата України", "Про комітети Верховної Ради України", "Про захист персональних даних", "Про електронні документи та електронний документообіг", "Про Національний архівний фонд та архівні установи", "Про електронні довірчі послуги", "Про звернення громадян", "Про громадські об'єднання", "Про доступ до публічної інформації"Регламенту Верховної Ради України, Регламенту організації взаємодії органів виконавчої влади в електронній формі, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 17 січня 2018 року N 55, Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 року N 749, Інструкції з діловодства за зверненнями громадян в органах державної влади і місцевого самоврядування, об'єднаннях громадян, на підприємствах, в установах, організаціях незалежно від форм власності, в засобах масової інформації, затвердженої постановою Кабінету Міністрів України від 14 квітня 1997 року N 348, Класифікатора звернень громадян, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 24 вересня 2008 року N 858, Порядку роботи з електронними документами у діловодстві та їх підготовки до передавання на архівне зберігання, затвердженого наказом Міністерства юстиції України від 11 листопада 2014 року N 1886/5, Правил організації діловодства та архівного зберігання документів у державних органах, органах місцевого самоврядування, на підприємствах, в установах і організаціях, затверджених наказом Міністерства юстиції України від 18 червня 2015 року N 1000/5, Національного стандарту "Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлення документів" ДСТУ 4163-2020, Національного стандарту "Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять" ДСТУ 2732:2004.

3. Дія цього Положення поширюється на документи, що одержуються, створюються, відправляються Апаратом в електронній або паперовій формі.

Особливості організації діловодства з особовими справами державних службовців, документами з питань ведення обліку та звітності в господарсько-фінансовій діяльності Апарату, документами з первинно-обліковою, банківською, фінансовою, звітно-статистичною, технічною документацією визначаються окремими розпорядженнями Керівника Апарату Верховної Ради України, його Першого заступника або заступника - у разі делегування повноважень (далі - Керівник Апарату (заступник).

5. Діловодство в електронній формі у Верховній Раді України здійснюється засобами ЄАС із застосуванням кваліфікованих електронних підписів, що забезпечує реєстрацію вхідної, вихідної та внутрішньої кореспонденції, створення електронних документів, колективну роботу з проектами електронних документів, їх погодження (візування), застосування кваліфікованого електронного підпису, формування статистичних звітів, оперативний пошук документів та контроль строків їх виконання.

6. Обробка, зберігання, направлення документів, що містять державну таємницю, засобами ЄАС забороняється.

8. Електронний документ, підписаний (погоджений) із застосуванням кваліфікованого електронного підпису або засвідчений кваліфікованою електронною печаткою, не потребує візуального відтворення підпису або відбитка печатки.

10. Організація обміну електронними документами між органами Верховної Ради України, структурними підрозділами Апарату (далі - структурні підрозділи) здійснюється виключно з використанням ЄАС, з іншими державними органами - з використанням СЕВ ОВВ (за умови їх підключення до СЕВ ОВВ), а у разі відсутності підключення до СЕВ ОВВ - відповідно до пункту 125 цього Положення.

13. У цьому Положенні наведені нижче терміни вживаються в такому значенні:

1) архівний підрозділ - підрозділ у складі структурного підрозділу з документального забезпечення;

2) бланк електронного документа (бланк) - уніфікована форма електронного документа структурного підрозділу з відповідними реквізитами та полями постійної і змінної інформації;

3) витяг - засвідчена копія частини тексту електронного документа, який містить певний обсяг інформації;

4) візуалізація (візуальне подання) - процес відтворення даних у формі, що є сприйнятною для зору людини;

5) візування проекту електронного документа (візування) - накладення посадовою особою кваліфікованого електронного підпису на проект електронного документа для засвідчення факту погодження цією особою завізованого проекту документа;

6) діловод - працівник структурного підрозділу, на якого покладено функції з ведення діловодства у структурному підрозділі;

7) діловодство - сукупність процесів, що забезпечують документування управлінської інформації та організацію роботи із службовими документами;

8) доручення - управлінське рішення Голови Верховної Ради України, Першого заступника або заступника Голови Верховної Ради України, Керівника Апарату, його Першого заступника або заступника, оформлене на бланку (додаток 2 до цього Положення) з визначенням зобов'язання іншій посадовій особі (органу) щодо здійснення дій, спрямованих на виконання посадових (службових) повноважень (обов'язків);

9) електронна копія оригіналу електронного документа - візуальне подання електронного документа в електронній формі без кваліфікованих електронних підписів, якими його було завізовано та/або підписано, відповідність та правовий статус якої засвідчено кваліфікованою електронною печаткою;

10) електронна копія оригіналу паперового документа - візуальне подання паперового документа в електронній формі, отримане шляхом сканування паперового документа, відповідність оригіналу та правовий статус якого засвідчено кваліфікованою електронною печаткою;

11) електронна реєстраційно-контрольна картка (ЕРКК) - картка в електронній формі, що містить вичерпну інформацію про створення, одержання, проходження, виконання, відправлення, зберігання та знищення в Апараті документа незалежно від форми його створення;

12) електронна резолюція - реквізит, створений у ЄАС, що вноситься до ЕРКК електронного документа та нерозривно пов'язаний з нею. Електронна резолюція містить стислий зміст доручення посадової особи щодо його виконання;

13) електронне повідомлення - автоматично створена та передана в електронній формі інформація про доставку, отримання, відмову в реєстрації або реєстрацію електронного документа адресатом;

14) єдина автоматизована система роботи з документами у Верховній Раді України (ЄАС) - багатофункціональна інформаційно-телекомунікаційна система електронного документообігу Верховної Ради України, що забезпечує створення, оброблення та використання електронних документів, електронних та цифрових копій оригіналів паперових документів для забезпечення законодавчої процедури та документообігу у Верховній Раді України із застосуванням єдиних технічних і програмних засобів;

15) керівництво Апарату - Керівник Апарату, його Перший заступник, заступники;

16) керівництво Верховної Ради України - Голова Верховної Ради України, Перший заступник і заступник Голови Верховної Ради України;

17) паперова копія оригіналу електронного документа - візуальне подання електронного документа у паперовій формі, засвідчене у порядку, встановленому цим Положенням;

18) підписання проекту електронного документа (підписання) - накладення уповноваженою особою, зазначеною у реквізитах підписувача документа, кваліфікованого електронного підпису на проект електронного документа для засвідчення факту його затвердження;

19) погоджувач - посадова особа, яка здійснює візування (погодження) проекту документа;

20) примірник електронного документа - файл, що містить набір даних, тотожний оригіналу електронного документа;

21) проект електронного документа - документ в електронній формі до накладення кваліфікованого електронного підпису уповноваженою особою, зазначеною у реквізитах підписувача документа;

22) реквізит електронного документа - інформація, зафіксована в електронному документі та в ЕРКК для його ідентифікації, організації обігу та надання йому юридичної сили;

23) спеціальна кореспонденція - кореспонденція, що доставляється фельд'єгерською службою;

24) цифрова копія оригіналу паперового документа - візуальне подання паперового документа в електронній формі, отримане шляхом його сканування без засвідчення кваліфікованою електронною печаткою.

Інші терміни вживаються в цьому Положенні у значеннях, наведених в актах законодавства, зазначених у пункті 2 цього Положення.

14. Організація ведення діловодства у структурному підрозділі забезпечується його керівником.

Підрозділ 2. Застосування кваліфікованого електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки

15. Документування управлінської інформації та діловодство в електронній формі в Апараті здійснюються із застосуванням кваліфікованих електронних підписів та кваліфікованих електронних печаток відповідно до законодавства у сфері електронних довірчих послуг.

17. Кваліфікована електронна печатка застосовується у разі засвідчення електронної копії оригіналу електронного документа або електронної копії оригіналу паперового документа. Одна кваліфікована електронна печатка може застосовуватися кількома працівниками.

18. Під час накладення кваліфікованого електронного підпису або кваліфікованої електронної печатки автоматично проставляється електронна позначка часу.

20. Перевірка кваліфікованого електронного підпису чи кваліфікованої електронної печатки здійснюється з дотриманням Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 року N 749.

В ЄАС застосовується онлайн-перевірка сертифікатів відкритих ключів безпосередньо з електронного переліку кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг.

Підрозділ 3. Засвідчення документа в паперовій формі

21. Для забезпечення виконання функцій, покладених на Верховну Раду України, її органи та Апарат, використовуються великі і малі гербові печатки, інші печатки та штампи.

Зразки та описи гербових печаток Верховної Ради України та Апарату затверджуються Головою Верховної Ради України.

22. Гербовою печаткою Верховної Ради України засвідчуються:

1) посвідчення особи, яка призначається Верховною Радою України чи Головою Верховної Ради України;

2) підпис Голови Верховної Ради України, Першого заступника і заступника Голови Верховної Ради України на документі у паперовій формі.

23. Гербовою печаткою Апарату засвідчуються:

1) посвідчення працівника Апарату;

2) запис у трудовій книжці;

3) довідка з кадрових питань;

4) посвідчення про відрядження;

5) підпис Керівника Апарату, його Першого заступника і заступників на документі у паперовій формі.

24. Печаткою Апарату Верховної Ради України без зображення Державного Герба України та печатками структурних підрозділів засвідчуються:

1) відповідність копії документа оригіналу;

2) підпис керівника структурного підрозділу на документі.

29. Відбиток печатки на документі в паперовій формі проставляється на підпис особи, яка підписала документ, таким чином, щоб він захоплював кілька літер найменування посади такої особи.

Підрозділ 4. Засвідчення документа в електронній формі

36. Сертифікат відкритого ключа кваліфікованої електронної печатки повинен містити дані щодо призначення та назву суб'єкта застосування згідно з призначенням.

Кваліфікована електронна печатка накладається на електронний документ у вигляді набору даних в електронній формі, доданих до електронного документа з дотриманням технічних регламентів щодо забезпечення можливості ідентифікації Апарату.

Кваліфіковані електронні печатки обліковуються у структурному підрозділі з комп'ютеризованих систем. За потреби структурний підрозділ з комп'ютеризованих систем здійснює методичне забезпечення застосування структурними підрозділами кваліфікованих електронних печаток.

37. Керівник структурного підрозділу інформує структурний підрозділ з комп'ютеризованих систем про втрату кваліфікованої електронної печатки. Структурний підрозділ з комп'ютеризованих систем забезпечує негайне скасування сертифіката відкритого ключа втраченої кваліфікованої електронної печатки.

38. Непридатний для застосування відкритий ключ кваліфікованої електронної печатки знищується структурним підрозділом з комп'ютеризованих систем.

Підрозділ 5. Бланки

40. Документ, створений в електронній формі, за необхідності оформлюється на електронному бланку. Бланки електронних документів не нумеруються та не потребують обліку.

41. Організаційно-розпорядчі документи, що у встановленому порядку створюються та опрацьовуються в паперовій формі, оформлюються на бланках, що виготовляються згідно з вимогами цього Положення.

42. Бланки документів в електронній та паперовій формах повинні мати такі поля (міліметрів): 30 - ліве; 10 - праве; 20 - верхнє та нижнє. Для виготовлення бланків у паперовій формі використовується папір формату А4 (210 × 297 міліметрів) і А5 (210 × 148 міліметрів).

45. Бланки не використовуються для оформлення заяв працівників.

РОЗДІЛ II. ЗАГАЛЬНІ ЗАСАДИ ОРГАНІЗАЦІЇ ДІЛОВОДСТВА

Підрозділ 6. Порядок приймання, попереднього розгляду та реєстрації вхідної службової кореспонденції

Глава 1. Приймання та попередній розгляд вхідної кореспонденції

47. Приймання кореспонденції, що надходить до Верховної Ради України, у тому числі до органів Верховної Ради України, Апарату, здійснюється структурним підрозділом з документального забезпечення.

48. Документ, завантажений у ЄАС та направлений за відповідним маршрутом, вважається переданим адресату.

49. Рекомендована, спеціальна кореспонденція та кореспонденція з оголошеною цінністю приймаються під розписку у визначеному порядку.

50. Під час приймання кореспонденції, що надійшла в паперовому вигляді у конверті (пакеті, бандеролі), проводиться:

1) попередня перевірка безпечності вмісту;

2) перевірка правильності доставки;

3) перевірка цілісності конверта (пакета, бандеролі), їх розкриття;

4) перевірка правильності оформлення документа (наявність підпису, бланка, номера), наявності зазначеної в описі вкладення або в документі кількості аркушів, примірників документів, додатків та підозрілих вкладень.

51. У разі виявлення у вхідній кореспонденції, що надійшла в конверті (пакеті, бандеролі), підозрілого вкладення така кореспонденція приймається відповідно до Правил прийняття вхідної кореспонденції з ознаками підозрілих вкладень (додаток 6 до цього Положення).

52. У разі пошкодження конверта (пакета, бандеролі) у поштовому реєстрі робиться відповідна відмітка.

53. Надіслані не за адресою документи повертаються відправникові без реєстрації.

55. Конверт (пакет, частина обгортки бандеролі із зворотною адресою) зберігається і додається до документа, якщо:

1) встановити адресу відправника, час відправлення та надходження документа можливо лише за зазначеною на конверті (пакеті, обгортці бандеролі) інформацією;

2) документ стосується розгляду судами справ, учасником яких є Верховна Рада України чи Апарат;

3) відсутні окремі документи чи встановлено невідповідність номерів документів номерам, зазначеним на конверті (пакеті, обгортці бандеролі).

56. Конверт (пакет, бандероль) з позначкою "Особисто" або "Конфіденційно" не розкривається, а реєструється за зазначеними на конверті даними і передається адресату. У разі необхідності така кореспонденція повертається до структурного підрозділу з документального забезпечення у розконвертованому вигляді для опрацювання. Подальша робота з нею проводиться у порядку, передбаченому цим Положенням.

57. З метою оперативного опрацювання кореспонденції, що надійшла до Апарату в паперовому вигляді, структурний підрозділ з документального забезпечення припиняє приймання кореспонденції в паперовому вигляді за одну годину до офіційного закінчення робочого дня (крім спеціальної кореспонденції).

Приймання спеціальної кореспонденції у позаробочий час, у святкові та вихідні дні, а також кореспонденції з позначками ступеня терміновості доставки або виконання (далі - термінова кореспонденція) здійснюється черговим приймальні Голови Верховної Ради України з передачею до структурного підрозділу з документального забезпечення наступного робочого дня.

58. Попередній розгляд вхідної кореспонденції здійснюється у день надходження або наступного робочого дня, якщо вона надійшла у неробочий час.

59. Під час попереднього розгляду визначається необхідність:

1) реєстрації документа;

2) розгляду документа керівництвом Верховної Ради України, керівництвом Апарату або надсилання після реєстрації за належністю до структурного підрозділу (виходячи з повноважень підрозділу, визначених положенням про нього);

3) термінового розгляду (опрацювання) документа.

60. За результатами попереднього розгляду отриманий через СЕВ ОВВ документ в електронній формі підлягає реєстрації. Структурний підрозділ з документального забезпечення відмовляє в реєстрації електронного документа у разі, якщо:

1) документ не містить кваліфікованого електронного підпису, кваліфікованої електронної печатки або електронної позначки часу;

2) документ містить інформацію з обмеженим доступом, вимоги щодо захисту якої встановлені законом;

3) документ не може бути застосований як оригінал згідно з вимогами закону;

4) документ надійшов не за адресою;

5) документ надійшов повторно;

6) заявлений склад документа не відповідає фактичному;

7) реквізити вхідного документа не збігаються з реквізитами, зазначеними в ньому;

8) на документ накладено кваліфікований електронний підпис особи, яка не є підписувачем документа;

9) візуальна форма електронного документа не придатна для сприйняття її змісту.

62. Кореспонденція юридичних та фізичних осіб (прості, рекомендовані поштові відправлення, поштові відправлення з оголошеною цінністю), у тому числі міжнародна, що адресована народним депутатам України, реєструється структурним підрозділом з документального забезпечення за зазначеними на конвертах даними і вкладається у нерозкритих конвертах до персональних поштових скриньок народних депутатів України.

63. Перевірка кваліфікованого електронного підпису проводиться структурним підрозділом з документального забезпечення під час попереднього розгляду документа в електронній формі з дотриманням Порядку використання електронних довірчих послуг в органах державної влади, органах місцевого самоврядування, підприємствах, установах та організаціях державної форми власності, затвердженого постановою Кабінету Міністрів України від 19 вересня 2018 року N 749.

Онлайн-перевірка сертифікатів відкритих ключів безпосередньо з електронного переліку кваліфікованих сертифікатів відкритих ключів кваліфікованих надавачів електронних довірчих послуг здійснюється в ЄАС.

Глава 2. Реєстрація вхідної службової кореспонденції та передача її за належністю

64. Документи всіх видів, що надходять на адресу Верховної Ради України, а також до органів Верховної Ради України, структурних підрозділів Апарату, у тому числі через СЕВ ОВВ, після прийняття і попереднього розгляду централізовано реєструються у структурному підрозділі з документального забезпечення виключно засобами ЄАС.

65. Реєстрація вхідної кореспонденції здійснюється у день надходження або наступного робочого дня, якщо документи надійшли після 16 години, у вихідні, святкові або неробочі дні. Термінова кореспонденція реєструється першочергово.

66. Визначення виконавців документів та направлення документів через ЄАС здійснюються відповідно до змісту документа, розподілу обов'язків керівництва Апарату, сфер відання органів Верховної Ради України, компетенції структурних підрозділів.

67. До ЕРКК документа вносяться такі реквізити:

1) назва виду документа;

2) найменування юридичної особи - відправника;

3) гриф обмеження доступу;

4) адресат;

5) дата реєстрації та реєстраційний індекс документа (реєстраційні реквізити відправника);

6) заголовок до тексту документа (стислий зміст);

7) кількість сторінок;

8) додатки (за наявності).

71. Документи, зазначені в абзаці другому пункту 3 цього Положення, для яких цифрова копія не створюється, реєструються в ЄАС.

72. У разі надходження документа в паперовій формі, до якого додається електронний носій інформації, реєструється тільки супровідний лист до нього.

73. Оригінали паперових документів після затвердження електронних резолюцій керівництвом Верховної Ради України та керівництвом Апарату передаються головним виконавцям через поштові скриньки, закріплені за структурними підрозділами.

752. Структурний підрозділ Апарату, що володіє запитуваною інформацією та/або копіями документів і визначений в електронній резолюції співвиконавцем у підготовці відповіді на адвокатський запит, передбачений абзацами першим, другим і четвертим пункту 751 цього Положення, протягом двох робочих днів з дня реєстрації адвокатського запиту в ЄАС повідомляє головного виконавця про обсяг і зміст інформації та/або копій документів, що готуються ним для надання, та не пізніше трьох робочих днів з дня реєстрації адвокатського запиту в ЄАС надсилає головному виконавцю через ЄАС належним чином оформлені копії документів разом із супровідним листом, а також додатково надає головному виконавцю належним чином оформлені копії запитуваних документів у паперовій формі. Відповідна інформація та/або копії документів надсилаються та надаються співвиконавцем (співвиконавцями) головному виконавцю із знеособленими персональними даними, які відповідно до закону за режимом доступу віднесені до конфіденційної інформації (крім персональних даних клієнта цього адвоката, що віднесені до конфіденційної інформації).

Підрозділ 7. Особливості здійснення діловодства керівництва Верховної Ради України

76. Документальне забезпечення діяльності керівництва Верховної Ради України здійснюють структурні підрозділи, відповідальні за діловодство керівництва Верховної Ради України.

77. Відповідно до результату попереднього розгляду документів та розподілу за адресатами:

1) кореспонденція, надіслана на ім'я Голови Верховної Ради України, направляється структурним підрозділом з документального забезпечення для опрацювання до структурного підрозділу, відповідального за діловодство Голови Верховної Ради України, для визначення органу Верховної Ради України, до сфери відання якого належить відповідне питання, та/або Керівника Апарату в частині компетенції Апарату;

2) кореспонденція, надіслана на ім'я Першого заступника або заступника Голови Верховної Ради України, направляється структурним підрозділом з документального забезпечення для опрацювання до відповідного структурного підрозділу, відповідального за їхнє діловодство;

3) кореспонденція, надіслана на адресу Верховної Ради України, направляється структурним підрозділом з документального забезпечення до органів Верховної Ради України відповідно до сфер їх відання або до Керівника Апарату в частині компетенції Апарату.

78. Паперовий оригінал документа зберігається у структурному підрозділі з документального забезпечення до визначення у встановленому порядку відповідального за виконання документа.

Підрозділ 8. Особливості здійснення діловодства народних депутатів України

79. Ведення діловодства народних депутатів України здійснюють їх помічники-консультанти.

80. Вихідна та внутрішня кореспонденція народних депутатів України створюється, підписується та реєструється ними в ЄАС відповідно до вимог цього Положення.

81. Організація обміну документами, зареєстрованими в ЄАС, з іншими органами державної влади, установами, юридичними особами здійснюється народними депутатами України, у тому числі через СЕВ ОВВ, а також засобами поштового зв'язку.

82. Кореспонденція народних депутатів України, що адресується фізичним особам, реєструється в ЄАС та надсилається народними депутатами України або їх помічниками-консультантами засобами поштового та електронного зв'язку.

83. Рекомендовані поштові відправлення з повідомленням про вручення, адресовані народним депутатам України, що надходять до відділення поштового зв'язку N 8 м. Києва, не реєструються структурним підрозділом з документального забезпечення.

Працівники структурного підрозділу з документального забезпечення отримують у відділенні поштового зв'язку N 8 м. Києва повідомлення про вручення таких відправлень, забезпечують вкладення цих повідомлень до персональних поштових скриньок народних депутатів України та складають електронний реєстр таких повідомлень, який зберігається протягом календарного року.

Одержання у відділенні поштового зв'язку N 8 м. Києва рекомендованих поштових відправлень з повідомленням про вручення здійснюється особисто народними депутатами України або уповноваженими ними особами.

Підрозділ 9. Організація діловодства у структурних підрозділах

84. Ведення діловодства у структурному підрозділі в межах посадових обов'язків забезпечується керівником структурного підрозділу та здійснюється діловодом підрозділу.

85. Завершені у діловодному році документи в паперовій формі не пізніше 15 січня наступного за ним року передаються працівником структурного підрозділу діловоду для оформлення справ відповідно до номенклатури справ структурного підрозділу.

Документи в електронній формі формуються в електронні справи діловодом структурного підрозділу після завершення їх опрацювання протягом діловодного року та закриваються керівником підрозділу або уповноваженою ним особою.

86. У структурному підрозділі здійснюється тимчасове зберігання документів відповідно до пунктів 137 - 139 цього Положення.

87. Доступ до первинних документів, у тому числі до всіх зв'язаних документів, надається всім особам, зазначеним в ЕРКК первинного документа.

88. У разі ліквідації структурного підрозділу без визначення його правонаступника проведення експертизи цінності та створення примірників для документів постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання здійснюються у процесі ліквідації структурного підрозділу, під час підготовки справ для передачі до архівного підрозділу. Документи постійного, тривалого строку зберігання передаються до архівного підрозділу відповідно до реєстрів згідно з актом приймання-передачі. Документи тимчасового зберігання знищуються достроково після проведення експертизи цінності.

Глава 1. Електронні резолюції

89. Проект резолюції до документа створюється в ЄАС уповноваженими на те працівниками Апарату.

90. Електронна резолюція містить:

1) прізвище, ініціали виконавця (виконавців);

2) визначення головного виконавця;

3) зміст доручення;

4) дату накладення резолюції;

5) термін виконання (за потреби);

6) ознаку контролю (за потреби);

7) ознаку терміновості (за потреби);

8) прізвище, ініціали посадової особи, яка дає доручення.

91. Відповідальний працівник, який згідно з вимогами цього Положення створює проект електронної резолюції, надсилає її на затвердження відповідній посадовій особі через ЄАС.

92. У разі зміни електронної резолюції вона затверджується повторно.

Виконавець, не зазначений у зміненій резолюції, втрачає доступ до ЕРКК та відповідного документа в ЄАС після її повторного затвердження.

93. На підставі затвердженої резолюції електронний документ надходить до виконавців через ЄАС з автоматичною фіксацією факту передавання електронного документа виконавцям у ЕРКК.

Документ, виконавцями якого є кілька структурних підрозділів (посадових осіб), надходить одночасно всім його виконавцям, визначеним електронною резолюцією, за маршрутом розсилання, створеним реєстратором або автором документа.

У разі якщо виконання документа доручено кільком виконавцям, головним є виконавець, зазначений у резолюції першим, і йому передається паперовий оригінал документа (за наявності), про що в ЄАС проставляється відповідна позначка.

94. Переадресування зареєстрованих документів від одного структурного підрозділу до іншого здійснюється через структурний підрозділ з документального забезпечення за згодою керівників таких структурних підрозділів, а в разі недосягнення між ними згоди - за рішенням керівництва Апарату відповідно до розподілу повноважень.

Передача зареєстрованих документів до іншого підрозділу в межах одного структурного підрозділу здійснюється за рішенням керівника структурного підрозділу з відповідним відображенням у ЄАС, без переадресування через структурний підрозділ з документального забезпечення.

Глава 2. Робота з вхідними документами

95. Зареєстрований у ЄАС документ автоматично направляється адресатам або виконавцям, зазначеним в ЕРКК. Доступ до текстів зареєстрованих документів, на які є посилання в ЕРКК документа, надається одночасно всім адресатам та виконавцям, зазначеним в ЕРКК.

96. Дата та час отримання структурним підрозділом документа проставляються автоматично. Діловод структурного підрозділу вносить до ЕРКК одержаного документа відомості про:

1) контроль та термін виконання у структурному підрозділі;

2) посилання на вже зареєстровані документи (за наявності).

97. На документі проставляється резолюція керівника. За необхідності деталізації резолюції посадові особи, які одночасно розглядають електронний документ, визначають відповідальних виконавців у межах відповідного структурного підрозділу з наданням доручення, про що вносяться дані до ЕРКК документа.

Відповідно до доручення керівника виконавець проставляє стан та результат виконання документа для контролю керівництвом.

98. Якщо документ стосується справи проекту акта Верховної Ради України, справи акта Верховної Ради України, в ЕРКК документа обов'язково робиться посилання на номер проекту акта, номер акта.

99. Після опрацювання головним виконавцем електронного документа до ЕРКК вноситься відповідна позначка про виконання документа.

Інформація про завершення роботи з документом та віднесення його до відповідної справи згідно з номенклатурою справ структурного підрозділу протягом діловодного року вноситься до відповідних полів ЕРКК діловодом структурного підрозділу.

Глава 3. Опрацювання документів, проекти електронних документів

100. Опрацювання документів у структурних підрозділах здійснюється виконавцями, керівниками підрозділів, заступниками керівників та керівниками структурних підрозділів відповідно до цього Положення.

101. Головний виконавець (автор) здійснює підготовку проекту електронного документа з урахуванням таких вимог:

1) проект електронного документа готується за допомогою програмних засобів ЄАС з використанням (за необхідності) електронного бланка документа (додаток 2 до цього Положення);

2) до проекту електронного документа додаються необхідні супровідні матеріали в електронній формі (таблиці, графічні матеріали, цифрові копії документів, завантажені в ЄАС у файлах визначених у встановленому порядку форматів). У разі необхідності до документів додається інформація на інших матеріальних носіях інформації;

3) загальні вимоги до оформлення службових документів, передбачені підрозділом 21 розділу V цього Положення, поширюються на службові документи в електронній та паперовій формах;

4) внесення до ЕРКК проекту електронного документа здійснюється з посиланням на документ, на виконання якого створено відповідний проект;

5) до ЕРКК вихідного документа вносяться такі реквізити: назва виду документа; індекс справи за номенклатурою справ; найменування юридичної або фізичної особи - отримувача; заголовок до тексту документа (стислий зміст);

6) за потреби в ЕРКК здійснюється формування переліку погоджувачів та підписувачів.

102. У разі необхідності спільної підготовки проекту електронного документа автор (виконавець) в ЄАС створює групу та запускає процес спільної роботи для внесення зауважень і пропозицій до тексту проекту електронного документа.

Зауваження і пропозиції вносяться в режимі редакційних правок безпосередньо до тексту проекту електронного документа або виділяються шрифтом чи кольором, відмінним від шрифту чи кольору основного тексту проекту, із зазначенням автора правок (режим виправлення). При цьому створюється нова версія проекту електронного документа, яка стає поточною і в якій зберігаються всі внесені редакційні правки.

Автор (виконавець) документа опрацьовує всі зауваження і пропозиції та направляє узагальнену версію проекту електронного документа для розгляду керівнику та співвиконавцям.

103. Залучені до опрацювання інші структурні підрозділи за фактом надходження до них через ЄАС документа згідно з компетенцією надають свої пропозиції чи коментарі через ЄАС. У разі відсутності у структурному підрозділі пропозицій до документа в ЕРКК проставляється відповідна позначка. Пропозиції надаються у вигляді внутрішнього електронного документа, підписаного кваліфікованим електронним підписом через ЄАС.

104. Проект електронного документа, що потребує погодження (візування), направляється автором (головним виконавцем) відповідним посадовим особам через ЄАС. Після направлення на погодження можливість редагування проекту електронного документа блокується.

105. Погодження проекту електронного документа полягає у його візуванні уповноваженими посадовими особами, зазначеними в ЕРКК, на підставі сформованого автором (виконавцем) переліку погоджувачів і терміну візування.

106. Погодження проекту електронного документа здійснюється шляхом його візування в такому порядку:

1) після надходження проекту електронного документа на візування (погодження) погоджувач ознайомлюється з його змістом, візує проект (у разі згоди із запропонованою редакцією) шляхом накладення кваліфікованого електронного підпису або повертає його на доопрацювання з обов'язковим наданням коментарів, що вносяться до ЕРКК документа;

2) у разі повернення проекту електронного документа на доопрацювання автор (виконавець) зупиняє його візування (погодження), що означає автоматичне скасування результатів вже здійсненого візування (погодження);

3) автор (виконавець) створює нову версію проекту електронного документа з урахуванням наданих пропозицій та направляє його на повторне візування (погодження) всім погоджувачам;

4) інформація про візування (погодження), доопрацювання або повернення документа автоматично вноситься до ЕРКК;

5) автор (виконавець) документа може зупинити процес візування (погодження) в будь-який момент, що має наслідком анулювання всіх накладених віз. Автор може змінити перелік погоджувачів та направити проект електронного документа на візування (погодження) повторно в порядку, встановленому цим пунктом;

6) проект електронного документа вважається завізованим (погодженим) та може бути підписаний лише після того, як його завізовано всіма погоджувачами, зазначеними в ЕРКК.

107. Після процедури візування (погодження) проекту електронного документа відповідно до черговості дати та часу візування в ЄАС генерується список погоджувачів документа.

Автор (виконавець) контролює процес візування (погодження), після завершення якого направляє проект електронного документа на підпис відповідній посадовій особі.

108. У разі відхилення підписувачем проекту електронного документа з коментарями такий документ повертається автору (виконавцю) на доопрацювання через ЄАС. Автор направляє доопрацьований проект електронного документа на повторне візування (погодження) та на підпис (пункти 106, 107 цього Положення).

У разі підписання проекту електронного документа кількома особами термін підписання становить п'ять календарних днів із дня проставлення першого підпису, крім колективних ініціатив народних депутатів України.

Після процедури підписання відповідно до черговості дати та часу підписання в ЄАС генерується список підписувачів документа.

110. Документи, зазначені в абзаці другому пункту 3 цього Положення, опрацьовуються в паперовій формі (створення резолюцій, погодження та підписання проекту відповіді) без відтворення електронної копії в ЄАС.

111. Якщо для електронного документа не встановлено строків виконання, а опрацювання не потребує підготовки проекту документа на його виконання, виконавець після ознайомлення з документом вносить до ЕРКК інформацію про виконання цього документа.

112. Документи в паперовій формі разом з напрацьованими матеріалами залишаються у справах того структурного підрозділу, в якому їх опрацьовано.

Підрозділ 10. Реєстрація вихідної та внутрішньої службової кореспонденції

Глава 1. Опрацювання вихідної службової кореспонденції

115. Внутрішньою службовою кореспонденцією Верховної Ради України є документи, що створюються керівництвом Верховної Ради України, народними депутатами України, органами Верховної Ради України, керівництвом Апарату, структурними підрозділами та надсилаються внутрішнім адресатам у межах Верховної Ради України та Апарату.

116. Реєстрація створюваних (внутрішніх, вихідних) електронних документів здійснюється автоматично в ЄАС під час їх підписання.

117. Реєстраційними атрибутами вихідної та внутрішньої службової кореспонденції є:

1) порядковий реєстраційний номер (автоматично формується в ЕРКК документа під час його підписання першим підписантом);

2) дата реєстрації вихідного документа (автоматично формується в ЕРКК документа під час його підписання першим підписантом);

3) вихідна дата кореспондента (автоматично формується в ЕРКК документа під час його підписання останнім підписантом);

4) вихідний номер кореспондента (формується таким чином: індекс структурного підрозділу відповідно до Класифікатора індексів органів Верховної Ради України та структурних підрозділів Апарату Верховної Ради України, через скісну риску - номер справи відповідно до номенклатури справ, через дефіс - поточний рік, через скісну риску - порядковий реєстраційний номер).

118. Вихідний номер кореспондента для вихідної та внутрішньої службової кореспонденції народного депутата України формується таким чином: номер посвідчення, літера "д" та номер скликання, через скісну риску - номер справи відповідно до номенклатури справ, через дефіс - календарний рік, через скісну риску - порядковий реєстраційний номер.

119. Під час візуалізації документа система відтворює системний номер як штрих-код, вихідний номер кореспондента та дату реєстрації вихідного документа, прізвище першого підписанта у вигляді QR-коду.

120. Документу, що надсилається за кількома адресами, присвоюється один порядковий реєстраційний номер.

122. Правильність оформлення вихідних документів відповідно до вимог цього Положення (написання адреси, найменування адресата, посилання на попередні документи, наявність відповідних додатків, підписів, віз) забезпечується автором (виконавцем) документа.

123. Реєстрацію та підготовку документів до відправлення на адресу зовнішніх адресатів здійснюють уповноважені на те працівники Апарату.

124. Доставка вихідної службової кореспонденції в паперовій формі до структурного підрозділу з документального забезпечення або до поштових скриньок, закріплених за структурними підрозділами, здійснюється діловодом відповідного структурного підрозділу.

127. Вихідні документи в паперовій формі направляються засобами поштового зв'язку, фельд'єгерським зв'язком.

Централізоване відправлення документів засобами поштового зв'язку та фельд'єгерським зв'язком здійснюється структурним підрозділом з документального забезпечення.

128. Використання підрозділів урядового фельд'єгерського зв'язку Державної служби спеціального зв'язку та захисту інформації України у Верховній Раді України здійснюється відповідно до Положення про порядок забезпечення урядовим фельд'єгерським зв'язком Верховної Ради України, затвердженого розпорядженням Голови Верховної Ради України від 14 лютого 2019 року N 59.

129. Підрозділ урядового фельд'єгерського зв'язку організовує та забезпечує:

1) доставку кореспонденції, офіційної кореспонденції та дипломатичної пошти Голови Верховної Ради України за місцем постійної роботи і під час поїздок по Україні та за кордон;

2) доставку актів Верховної Ради України, законопроектів, проектів актів Верховної Ради України та документів за підписом керівництва Верховної Ради України на адресу Президента України, Кабінету Міністрів України, інших органів державної влади, центральних і місцевих органів виконавчої влади.

Використання фельд'єгерського зв'язку для направлення кореспонденції, не передбаченої пунктом 129 цього Положення, забороняється.

Глава 2. Надсилання електронних документів через СЕВ ОВВ

132. Надсилання електронних документів через СЕВ ОВВ їх адресатам здійснюється автоматично із ЄАС одразу після підписання.

133. Під час направлення електронного документа автоматично створюються примірники електронних документів у кількості, що відповідає наведеному в ЕРКК переліку адресатів, для подальшого персоналізованого надсилання відповідним адресатам.

Не може бути направлений через СЕВ ОВВ електронний документ, цілісність якого не підтверджено кваліфікованим електронним підписом або кваліфікованою електронною печаткою згідно з вимогами цього Положення.

134. Електронний документ вважається одержаним адресатом з моменту надходження відправнику електронного повідомлення про доставку цього документа адресату із зазначенням часу.

Додаткове підтвердження факту отримання електронного документа адресатом не вимагається.

135. У разі одержання від адресата електронного повідомлення про відмову в реєстрації електронного документа відповідно до пункту 60 цього Положення відправник вживає заходів для усунення підстав відмови та забезпечення повторного надсилання такого документа в електронній формі.

136. Якщо документ створюється у паперовій формі, адресату надсилається електронна копія оригіналу паперового документа, засвідчена кваліфікованою електронною печаткою Апарату, через СЕВ ОВВ.

У такому разі оригінал вихідного документа у паперовій формі зберігається у структурному підрозділі з подальшим формуванням у справи відповідно до затвердженої номенклатури справ без передачі адресату.

Підрозділ 11. Тимчасове зберігання документів у структурному підрозділі

137. Документи у паперовій формі зберігаються у структурному підрозділі діловодом, який формує їх у справи відповідно до номенклатури справ структурних підрозділів та забезпечує тимчасове зберігання справ.

139. Документ у паперовій формі тимчасового строку зберігання відповідно до номенклатури справ зберігається у структурному підрозділі до моменту його вилучення для знищення згідно з актом (додаток 5 до цього Положення).

Документ у паперовій формі постійного і тривалого (понад 10 років) строків зберігання тимчасово зберігається у структурному підрозділі. Справи передаються із структурних підрозділів до архівного підрозділу в упорядкованому стані через два роки після завершення їх ведення. Строк зберігання документів в електронній та паперовій формах обчислюється з 1 січня року, наступного за роком закінчення справи. Наприклад, обчислення строку зберігання справ, завершених у 2019 році, починається з 1 січня 2020 року.

Вилучення документа із справи постійного строку зберігання забороняється, крім випадку, передбаченого пунктом 140 цього Положення.

140. Вилучення службових документів у Верховній Раді України, органах Верховної Ради України та Апараті здійснюється на підставі ухвали слідчого судді, суду відповідно до вимог закону.

Підрозділ 12. Автоматизована обробка, тиражування документів

141. Для забезпечення ефективного опрацювання службових документів, пов'язаних з виконанням повноважень Верховної Ради України, органів Верховної Ради України, покладених на Апарат завдань, декількома суб'єктами здійснюється сканування, копіювання, тиражування, друк документів у паперовій формі.

142. Копіювання, тиражування службових документів здійснюється:

1) структурним підрозділом з документального забезпечення (документів обсягом більше 20 сторінок);

2) структурним підрозділом, у якому встановлено копіювальний апарат (документів обсягом до 20 сторінок).

143. Документи, що подаються до Верховної Ради України у зв'язку з призначенням (обранням) на посади, звільненням з посад, припиненням повноважень, наданням згоди на призначення на посади чи звільнення з посад, висловленням недовіри у випадках, передбачених Конституцією України, та містять конфіденційну інформацію про особу, тиражуються структурним підрозділом з документального забезпечення за дорученням Керівника Апарату (заступника).

144. Структурний підрозділ з документального забезпечення здійснює:

1) копіювання, тиражування, сканування та друк службових документів у робочий час:

документів обсягом до 200 сторінок - за замовленням структурних підрозділів, погодженим керівником структурного підрозділу з документального забезпечення;

документів обсягом понад 200 сторінок - за замовленням структурних підрозділів, погодженим керівництвом Апарату;

2) термінове виготовлення копій, тиражування службових документів у неробочий час - за замовленням структурних підрозділів, погодженим керівництвом Апарату.

145. Копії документів, що надаються народному депутату України за його зверненням до Апарату відповідно до статті 98 Регламенту Верховної Ради України, виготовляються протягом трьох робочих днів з дня звернення.

146. Прийняті акти Верховної Ради України тиражуються згідно з розрахунком розсилання (додатки 3, 4 до цього Положення) для органів, які не є користувачами СЕВ ОВВ.

147. Централізоване копіювання, тиражування документів здійснюється з обох боків аркуша, а значних за обсягом документів - також у форматі буклета, альбому.

148. Документи, що надаються для копіювання, сканування, мають бути розброшуровані, скомплектовані відповідно до нумерації або змісту документа, чітко і розбірливо надруковані чорним кольором на стандартних аркушах паперу формату А3, А4 або А5 з дотриманням загальних вимог до оформлення документів.

Документи для друкування з електронних носіїв надаються у форматах, що використовуються в ЄАС.

Інформація про документ

Назва:

Про деякі питання забезпечення документообігу у Верховній Раді України в електронній та паперовій формах

Тип:

Розпорядження, Положення, Форма, Акт, Правила

Видавник:

Голова Верховної Ради України

Номер:

19

Дата прийняття:

08.02.2021

Статус документа:

Чинний

Країна:

  • Україна

Ви намагаєтесь використати інструменти для професійної роботи з документом.
Ці можливості доступні тільки користувачам LIGA360. Залишайте заявку та отримайте доступ для професійної роботи прямо зараз.
Законодавство та аналітика
Корпоративні документи
Перевірка компаній та персон
Медіааналіз та репутація
Аналіз судової практики
Автоматизація договорів
Нова LIGA360 змінює все!
  • - +
  • - +
  • - +
  • - +
  • - +
  • - +
  • - +
  • - +
  • - +
  • - +
  • - +